[DE] Koreanische Firma aus dem Ausland gründen: Vollmacht, Unterschriftsbeglaubigung und Apostille richtig vorbereiten

Vollmacht, Beglaubigung und Apostille für die Gründung einer koreanischen Firma aus dem Ausland.

Sie möchten eine Gesellschaft in Südkorea gründen, können aber vorerst nicht selbst einreisen.

Ein koreanischer Berater erklärt Ihnen, dass die Gründung trotzdem möglich ist. Kurz darauf erhalten Sie per E-Mail mehrere Dokumente:

• Vollmacht
• Erklärung des Geschäftsführers
• Passkopie
• Anschriftennachweis

Der erste Gedanke vieler Gründer lautet:

„Ich unterschreibe alles, lasse es notariell beglaubigen und schicke die Unterlagen nach Korea.“

In der Praxis entscheidet jedoch häufig nicht die eigentliche Gründung, sondern die richtige Reihenfolge der Dokumentenvorbereitung darüber, ob das Verfahren reibungslos weiterläuft.

Wer die Unterlagen bereits vor dem Termin beim Notar sorgfältig abstimmt, erspart sich oft spätere Korrekturen und einen erneuten Versand ins Ausland.

Welche Unterlagen werden häufig vorbereitet?

Welche Dokumente erforderlich sind, hängt von der Gesellschaftsform, der Investitionsstruktur und den persönlichen Umständen ab.

Bestimmte Unterlagen werden bei einer Gründung aus dem Ausland jedoch besonders häufig benötigt.

1. Vollmacht (Power of Attorney)

Die Power of Attorney (POA) → Vollmacht → schriftliche Bevollmächtigung, mit der eine Person einen Vertreter in Südkorea ermächtigt, bestimmte Handlungen vorzunehmen.

Mit einer Vollmacht kann der Vertreter beispielsweise Unterlagen zur Gesellschaftsgründung einreichen oder einzelne Registrierungsverfahren übernehmen.

Vor der Unterschrift sollten insbesondere folgende Angaben auf allen Dokumenten vollständig übereinstimmen:

• vollständiger Name laut Reisepass
• Passnummer
• Firmenname
• Umfang der erteilten Vollmacht

Schon kleine Unterschiede können später zu Nachfragen oder Korrekturen führen.

2. Unterlagen des zukünftigen Geschäftsführers

Je nach Gründungsform kann der künftige Geschäftsführer weitere Dokumente unterzeichnen müssen.

Dazu können beispielsweise Erklärungen über die Annahme des Amtes oder Unterschriftserklärungen gehören, die für das koreanische Handelsregister benötigt werden.

Welche Formulare erforderlich sind, richtet sich nach der jeweiligen Gesellschaftsstruktur.

3. Nachweis der Wohnanschrift

Für bestimmte Verfahren kann ein Nachweis über den Wohnsitz des Geschäftsführers erforderlich sein.

Je nach Situation kommen dafür beispielsweise

• ein amtliches Dokument
• oder eine notariell bestätigte Anschriftserklärung

in Betracht, sofern sie die jeweiligen Registrierungsanforderungen erfüllen.

Welche Form akzeptiert wird, hängt vom Einzelfall ab.

4. Beglaubigte Passkopie

Eine beglaubigte Passkopie dient vor allem dazu,

• die Identität,
• die Staatsangehörigkeit
• und den vollständigen rechtlichen Namen

nachzuweisen.

Gerade bei internationalen Gründungen empfiehlt es sich, in sämtlichen Unterlagen exakt dieselbe Schreibweise zu verwenden wie im Reisepass.

Unterschiedliche Schreibweisen gehören zu den häufigsten Gründen für spätere Berichtigungen.

Offizielle Grundlage

Wird eine koreanische Gesellschaft im Rahmen einer FDI (Foreign Direct Investment) → ausländische Direktinvestition gegründet, können zusätzlich investitionsrechtliche Verfahren erforderlich sein.

Werden fremdsprachige Dokumente eingereicht, verlangen koreanische Registrierungsverfahren in vielen Fällen außerdem eine koreanische Übersetzung zusammen mit den entsprechend beglaubigten Originalunterlagen.

Welche Dokumente letztlich benötigt werden, hängt unter anderem von

• der Gesellschaftsform,
• der Investitionsstruktur,
• dem Ausstellungsstaat
• und den konkreten Umständen des Einzelfalls

ab.

Der häufigste Irrtum

Viele Gründer konzentrieren sich zuerst auf die Überweisung des Investitionskapitals oder auf die Wahl des Firmennamens.

In der Praxis entscheidet jedoch oft etwas anderes darüber, ob die Gründung ohne Verzögerungen weiterläuft:

die sorgfältige Vorbereitung der Dokumente.

Immer wieder entstehen Rückfragen, weil

• das falsche Beglaubigungsverfahren gewählt wurde,
• Namen nicht exakt mit dem Reisepass übereinstimmen,
• Übersetzungen zum falschen Zeitpunkt erstellt wurden
• oder einzelne Unterlagen fehlen.

Solche Punkte lassen sich vor dem Notartermin meist deutlich einfacher korrigieren als nach einer bereits abgeschlossenen Beglaubigung oder nach dem Versand der Dokumente nach Südkorea.

Checkliste vor dem Termin beim Notar

Bevor Sie Unterlagen unterschreiben oder beglaubigen lassen, lohnt sich eine letzte Kontrolle.

Gehen Sie die folgenden Punkte gemeinsam mit Ihrem koreanischen Berater durch:

• Wurden alle Dokumentenvorlagen bereits geprüft?
• Ist Ihr vollständiger Name überall exakt so geschrieben wie im Reisepass?
• Benötigt Ihr Wohnsitzstaat eine Apostille oder eine konsularische Legalisation?
• Welche Unterlagen müssen erst nach der Beglaubigung ins Koreanische übersetzt werden?
• Werden für die Einreichung in Korea Originaldokumente benötigt?

Diese Fragen wirken auf den ersten Blick nebensächlich.

In der Praxis entscheiden sie jedoch häufig darüber, ob die Unterlagen sofort verwendet werden können oder noch einmal neu erstellt werden müssen.

Apostille oder konsularische Legalisation?

Viele Gründer gehen davon aus, dass jedes Land dasselbe Beglaubigungsverfahren verwendet.

Das stimmt nicht.

Je nach Staat kann nach der notariellen Beglaubigung

• eine Apostille
• oder eine konsularische Legalisation

erforderlich sein.

Welches Verfahren gilt, richtet sich nach dem Staat, in dem die Dokumente ausgestellt werden.

Deshalb sollte diese Frage bereits geklärt sein, bevor Sie den Notartermin vereinbaren.

Wann sollte die koreanische Übersetzung erstellt werden?

Auch hierbei entstehen häufig Missverständnisse.

Manche lassen sämtliche Unterlagen sofort übersetzen.

Andere warten damit bis zum Schluss.

Welche Reihenfolge sinnvoll ist, hängt von den jeweiligen Einreichungsunterlagen ab.

Da koreanische Registrierungsverfahren häufig sowohl die authentifizierten Originalunterlagen als auch deren koreanische Übersetzung verlangen, sollte der Übersetzungszeitpunkt vorab mit dem koreanischen Berater abgestimmt werden.

So lassen sich doppelte Übersetzungen nach späteren Änderungen vermeiden.

Typischer Ablauf

Auch wenn sich einzelne Verfahren unterscheiden können, sieht der Ablauf häufig ähnlich aus.

1. Dokumentenvorlagen mit dem koreanischen Berater abstimmen.
2. Alle Angaben mit dem Reisepass vergleichen.
3. Dokumente beim örtlichen Notar unterschreiben und beglaubigen lassen.
4. Falls erforderlich, Apostille oder konsularische Legalisation einholen.
5. Die Unterlagen nach Korea senden.
6. Koreanische Übersetzungen entsprechend den Anforderungen der Einreichung erstellen.
7. Die Registrierungsunterlagen vollständig einreichen.

Nicht jeder Fall umfasst exakt dieselben Schritte.

Die Reihenfolge hilft jedoch dabei, typische Fehler bereits im Vorfeld zu vermeiden.

Welche Fragen sollten Sie Ihrem koreanischen Berater stellen?

Bevor die Unterlagen endgültig vorbereitet werden, können diese Fragen hilfreich sein:

• Welche Dokumente müssen in meinem Wohnsitzstaat notariell beglaubigt werden?
• Für welche Unterlagen wird eine Apostille oder eine konsularische Legalisation benötigt?
• Welche Dokumente müssen ins Koreanische übersetzt werden?
• Wird eine beglaubigte Passkopie verlangt?
• Gibt es für meine konkrete Gesellschaftsform zusätzliche Unterlagen?

Mit diesen Fragen lässt sich der Dokumentenablauf meist vollständig klären, bevor Zeit und Kosten für Beglaubigungen entstehen.

Fazit

Eine koreanische Gesellschaft kann in vielen Fällen gegründet werden, ohne dass der Gründer selbst nach Südkorea reist.

Entscheidend ist jedoch nicht nur die notarielle Beglaubigung einzelner Dokumente.

Ebenso wichtig ist die richtige Reihenfolge – von der Vorbereitung der Dokumente über die Unterschrift und die erforderliche Authentifizierung bis hin zur Übersetzung und Einreichung.

Wer diese Punkte bereits vor dem Notartermin gemeinsam mit seinem koreanischen Berater abstimmt, vermeidet viele der typischen Verzögerungen bei internationalen Gründungsverfahren.

Verwendete Materialien zur Faktenprüfung

• Commercial Act of the Republic of Korea
• Commercial Registration Rules
• Foreign Investment Promotion Act
• Verfahren nach dem Haager Apostille-Übereinkommen
• Leitfäden des koreanischen Außenministeriums zu Apostille und konsularischer Legalisation

Offizielle Quellen

• National Law Information Center
• Supreme Court of Korea
• Ministry of Justice
• Ministry of Foreign Affairs
• KOTRA

Haftungsausschluss

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information über die Vorbereitung von Dokumenten für eine Unternehmensgründung in Südkorea aus dem Ausland.

Die erforderlichen Unterlagen können je nach Ausstellungsstaat, Gesellschaftsform, Investitionsstruktur und individueller Situation unterschiedlich sein. Prüfen Sie die aktuellen Anforderungen deshalb immer gemeinsam mit den zuständigen Behörden oder Ihrem professionellen Berater, bevor Sie Dokumente beglaubigen oder nach Südkorea versenden.

➡ Next : Wohnung in Südkorea aus dem Ausland kaufen

⬅ Previous : Koreanisches Wertpapierdepot aus dem Ausland eröffnen