[FR] Créer une société en Corée du Sud sans entrer dans le pays : comment préparer une procuration et les documents notariés ?

Créer une société en Corée à distance : préparer les documents avant le rendez-vous chez le notaire

Vous vivez à l'étranger et souhaitez créer une société en Corée du Sud sans vous déplacer.

Vous avez déjà choisi un nom d'entreprise, préparé votre investissement et trouvé un conseiller en Corée.

Vous pensez que le plus difficile est derrière vous.

Pourtant, dans la pratique, les retards proviennent souvent d'une étape beaucoup plus simple : la préparation des documents signés à l'étranger.

Une procuration incomplète, un nom différent de celui figurant sur le passeport ou une procédure d'authentification inadaptée peuvent obliger à recommencer une partie du dossier.

Avant de prendre rendez-vous chez un notaire local, il est donc utile de vérifier quels documents seront réellement nécessaires et dans quel ordre ils devront être préparés.

Les quatre documents le plus souvent préparés

Les documents varient selon la structure de la société, le mode d'investissement et la situation du fondateur.

Toutefois, les dossiers préparés à l'étranger comprennent fréquemment les documents suivants :

• une procuration (Power of Attorney) ;
• les documents relatifs au représentant légal ;
• un justificatif d'adresse ;
• une copie certifiée du passeport.

Préparer ces documents correctement dès le départ facilite généralement les formalités en Corée.

Vérification n°1 : la procuration (Power of Attorney)

La Power of Attorney (POA) permet d'autoriser un représentant en Corée à accomplir les démarches précisées dans le document.

Selon le dossier, cette procuration peut servir notamment à déposer les documents de constitution de la société ou à effectuer certaines formalités d'immatriculation.

Avant de signer, vérifiez soigneusement que :

• votre nom correspond exactement à celui indiqué sur votre passeport ;
• le nom de la société est identique sur tous les documents ;
• les pouvoirs confiés au mandataire sont correctement décrits ;
• aucune différence d'orthographe n'apparaît entre les différentes pièces.

Même une légère différence peut entraîner une demande de correction avant le dépôt du dossier.

Vérification n°2 : les documents du représentant légal

Selon la structure retenue, le représentant légal peut également devoir signer des documents liés à sa nomination ou à son acceptation des fonctions.

Ces documents servent notamment aux formalités d'immatriculation commerciale.

Le contenu exact dépend de la forme de la société et de la procédure suivie.

Il est donc préférable d'utiliser les modèles préparés pour votre projet plutôt que des formulaires génériques trouvés sur Internet.

Vérification n°3 : le justificatif d'adresse

Certaines procédures exigent un document permettant de confirmer l'adresse de résidence du représentant légal.

Selon les circonstances, il peut s'agir :

• d'un document officiel délivré par une administration ;
• ou d'une déclaration d'adresse répondant aux exigences applicables.

Le document accepté dépend notamment du type de dossier et des règles administratives concernées.

Il est préférable de vérifier ce point avant la signature chez le notaire.

Vérification n°4 : la copie certifiée du passeport

La copie certifiée du passeport permet de confirmer notamment :

• votre identité ;
• votre nationalité ;
• et votre nom légal.

Tous les autres documents doivent reprendre exactement la même orthographe que celle figurant sur le passeport.

Les différences portant sur un prénom, un deuxième prénom, un trait d'union ou un espace peuvent entraîner des demandes de correction.

Pourquoi les retards surviennent-ils souvent ?

Beaucoup de personnes pensent que la partie la plus compliquée consiste à transférer les fonds ou à choisir le nom de la société.

En réalité, les retards sont souvent causés par des détails documentaires.

Par exemple :

• une procédure d'authentification inadaptée ;
• un nom qui ne correspond pas exactement au passeport ;
• une traduction préparée au mauvais moment ;
• ou un document justificatif oublié.

Corriger ces éléments avant la signature et l'authentification est généralement beaucoup plus simple que de refaire des documents déjà notariés et envoyés en Corée.

Faut-il toujours une Apostille ou une légalisation consulaire ?

C'est l'une des questions les plus fréquentes.

Beaucoup pensent que tous les documents étrangers doivent obligatoirement recevoir une Apostille avant d'être utilisés en Corée.

En réalité, la procédure dépend principalement du pays où les documents sont établis.

Si votre pays est partie à la Convention de La Haye, les documents concernés suivent généralement la procédure d'Apostille.

Dans les autres pays, une légalisation consulaire peut être nécessaire.

Il est donc préférable de confirmer la procédure applicable avant de faire authentifier les documents.

À quel moment préparer la traduction coréenne ?

Lorsque des documents rédigés dans une langue étrangère sont utilisés dans une procédure d'immatriculation en Corée, une traduction coréenne peut être demandée avec les documents authentifiés.

Le moment auquel cette traduction doit être réalisée dépend du dossier.

Avant de lancer les traductions, vérifiez avec votre conseiller quels documents devront être traduits et à quel stade de la procédure.

Préparer une traduction trop tôt ou traduire un document qui sera ensuite modifié peut entraîner des coûts et des délais supplémentaires.

Et si la société est créée dans le cadre d'un investissement étranger ?

Lorsque la constitution de la société relève de l'FDI (Foreign Direct Investment), c'est-à-dire d'un investissement direct étranger, des formalités supplémentaires liées à l'investissement peuvent également s'appliquer.

Les documents nécessaires dépendent notamment :

• de la structure de la société ;
• de la méthode d'investissement retenue ;
• et des circonstances propres au projet.

Il est donc préférable de vérifier l'ensemble des démarches avant d'envoyer les documents en Corée.

Les erreurs les plus fréquentes

Les difficultés ne viennent généralement pas de la signature devant le notaire elle-même.

Elles apparaissent souvent parce que :

• le nom ne correspond pas exactement à celui du passeport ;
• la mauvaise procédure d'authentification a été utilisée ;
• certains documents ont été oubliés ;
• la traduction a été préparée au mauvais moment ;
• ou les originaux exigés n'ont pas été envoyés.

Dans de nombreux cas, ces erreurs peuvent être évitées grâce à une simple vérification avant le rendez-vous chez le notaire.

Avant votre rendez-vous chez le notaire

Utilisez cette liste de contrôle avant de signer vos documents.

• Les modèles ont-ils été validés par votre conseiller en Corée ?
• Tous les documents reprennent-ils exactement le nom figurant sur votre passeport ?
• Votre pays applique-t-il l'Apostille ou la légalisation consulaire ?
• Quels documents devront être traduits en coréen après l'authentification ?
• Les autorités coréennes demanderont-elles les originaux papier ?

Répondre à ces questions avant la signature permet souvent d'éviter des corrections ultérieures.

Questions utiles à poser à votre conseiller en Corée

Avant de finaliser votre dossier, vous pouvez notamment demander :

• Quels documents doivent être notariés dans mon pays ?
• Lesquels nécessitent une Apostille ou une légalisation consulaire ?
• Quels documents devront être traduits en coréen ?
• Une copie certifiée du passeport est-elle nécessaire ?
• Ma structure de société exige-t-elle des documents supplémentaires ?

Ces questions permettent de préparer un dossier plus complet avant l'envoi des documents.

Conclusion

Créer une société en Corée du Sud sans entrer sur le territoire est possible dans de nombreuses situations.

La réussite de la procédure dépend toutefois moins du rendez-vous chez le notaire que de la préparation correcte des documents.

Avant toute signature, vérifiez l'ensemble du processus : préparation des documents, signature, authentification, traduction et envoi en Corée.

Quelques vérifications effectuées avant votre rendez-vous chez le notaire permettent souvent d'éviter des retards et des corrections une fois les documents expédiés.

Documents utilisés pour la vérification des faits

• Commercial Act of the Republic of Korea
• Commercial Registration Rules
• Foreign Investment Promotion Act
• Convention Apostille de La Haye
• Guides du ministère coréen des Affaires étrangères sur l'Apostille et la légalisation consulaire

Sources officielles

• National Law Information Center
• Cour suprême de Corée
• Ministère de la Justice
• Ministère des Affaires étrangères
• KOTRA

Avertissement

Cet article fournit des informations générales sur la préparation des documents avant la création d'une société en Corée du Sud.

Les documents exigés, les procédures d'authentification et les formalités peuvent varier selon le pays d'émission, la structure de la société et la situation de chaque demandeur.

Vérifiez toujours les exigences les plus récentes auprès des autorités compétentes ou de votre conseiller avant de transmettre des documents officiels en Corée. 

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