[ID] Mendirikan Perusahaan Korea dari Luar Negeri: Dokumen, Surat Kuasa, dan Apostille yang Perlu Disiapkan

Menyiapkan Surat Kuasa, Apostille, dan dokumen notaris sebelum mendirikan perusahaan Korea dari luar negeri.

Apakah Anda ingin mendirikan perusahaan di Korea Selatan tanpa harus datang langsung ke Korea?

Banyak investor asing dan warga Korea yang tinggal di luar negeri mengira tantangan terbesar adalah menyiapkan modal investasi atau menentukan nama perusahaan.

Dalam praktiknya, justru persiapan dokumen sering menjadi penyebab utama keterlambatan proses pendirian perusahaan.

Karena itu, pertanyaan yang paling sering muncul adalah:

"Dokumen apa saja yang harus saya siapkan sebelum menemui Notary Public di negara saya?"

Jika urutan persiapannya dipahami sejak awal, proses pendirian perusahaan biasanya menjadi jauh lebih lancar.

Dokumen yang Umumnya Perlu Disiapkan

Dokumen yang diperlukan dapat berbeda menurut struktur perusahaan, metode investasi, dan keadaan masing-masing pemohon.

Namun, untuk pendirian perusahaan Korea dari luar negeri, beberapa dokumen berikut paling sering diminta.

1. Surat Kuasa (Power of Attorney)

Power of Attorney (POA) memberi kewenangan kepada perwakilan Anda di Korea untuk melakukan tindakan yang tercantum dalam surat kuasa, seperti mengajukan dokumen pendirian perusahaan atau menyelesaikan proses pendaftaran.

Sebelum menandatangani dokumen ini, pastikan bahwa:

• nama sama persis dengan yang tercantum pada paspor;
• nomor paspor benar;
• nama perusahaan konsisten di seluruh dokumen; dan
• ruang lingkup kuasa ditulis dengan jelas.

Perbedaan kecil pada nama atau data identitas dapat menyebabkan dokumen perlu diperbaiki sebelum diajukan.

2. Dokumen Calon Direktur

Bergantung pada struktur perusahaan yang dipilih, calon direktur dapat diminta menandatangani dokumen pengangkatan serta pernyataan tanda tangan yang digunakan dalam proses pendaftaran perusahaan.

Dokumen tersebut sebaiknya disiapkan menggunakan format yang sesuai dengan struktur pendirian perusahaan Anda.

3. Bukti Alamat Tempat Tinggal

Dalam beberapa proses pendirian perusahaan, alamat tempat tinggal calon direktur juga perlu dibuktikan.

Bergantung pada situasinya, bukti tersebut dapat berupa dokumen resmi yang diterbitkan pemerintah atau pernyataan alamat yang memenuhi persyaratan administrasi yang berlaku.

4. Salinan Paspor yang Disertifikasi

Salinan paspor yang telah disertifikasi membantu membuktikan identitas, kewarganegaraan, dan nama resmi pemohon.

Gunakan ejaan nama yang sama persis dengan paspor pada seluruh dokumen pendirian perusahaan.

Hal sederhana ini sering membantu mengurangi koreksi yang sebenarnya dapat dihindari.

Panduan Resmi

Apabila perusahaan didirikan melalui mekanisme Foreign Direct Investment (FDI) berdasarkan ketentuan investasi asing Korea, prosedur tambahan yang berkaitan dengan investasi juga dapat berlaku.

Apabila dokumen berbahasa asing diajukan dalam proses pendirian perusahaan, pada umumnya diperlukan terjemahan bahasa Korea bersama dokumen yang telah melalui proses autentikasi.

Paket dokumen yang diperlukan dapat berbeda bergantung pada struktur perusahaan, metode investasi, dan kondisi masing-masing pemohon.

Penjelasan Sederhana

Banyak orang mengira modal investasi adalah bagian yang paling sulit.

Dalam praktiknya, justru persiapan dokumen sering menentukan apakah proses pendaftaran berjalan lancar atau mengalami penundaan.

Sebagian besar masalah muncul karena:

• prosedur autentikasi yang digunakan tidak sesuai;
• nama pada dokumen tidak sama dengan paspor;
• terjemahan bahasa Korea dibuat terlalu cepat atau terlalu lambat; atau
• ada satu dokumen pendukung yang belum disiapkan.

Memeriksa seluruh dokumen sebelum bertemu Notary Public biasanya jauh lebih mudah daripada memperbaikinya setelah selesai diautentikasi dan dikirim ke Korea.

Apostille atau Legalisasi Konsuler?

Sebelum membawa dokumen ke Notary Public, pastikan terlebih dahulu prosedur autentikasi yang berlaku di negara tempat dokumen diterbitkan.

Apakah negara tersebut merupakan peserta Konvensi Apostille?

Jika ya, dokumen yang memenuhi persyaratan umumnya menggunakan Apostille.

Jika tidak, dokumen mungkin memerlukan legalisasi konsuler sesuai prosedur yang berlaku.

Karena setiap negara memiliki sistem yang berbeda, jangan berasumsi bahwa semua dokumen mengikuti proses yang sama.

Kapan Terjemahan Bahasa Korea Disiapkan?

Banyak orang langsung menerjemahkan seluruh dokumen setelah selesai ditandatangani.

Padahal, waktu pembuatan versi bahasa Korea sebaiknya disesuaikan dengan prosedur pendirian perusahaan yang akan dijalankan.

Dalam banyak proses pendaftaran perusahaan di Korea, dokumen berbahasa asing diajukan bersama terjemahan bahasa Korea yang memenuhi persyaratan administrasi.

Sebelum menerjemahkan, pastikan terlebih dahulu bahwa:

• dokumen yang digunakan sudah final;
• nama perusahaan sudah dipastikan;
• nama calon direktur sama dengan paspor; dan
• prosedur autentikasi yang diperlukan telah dikonfirmasi.

Langkah sederhana ini membantu mengurangi kemungkinan dokumen harus diterjemahkan ulang.

Daftar Pemeriksaan Sebelum Bertemu Notary Public

Sebelum menandatangani dokumen, lakukan pengecekan berikut.

✓ Nama sama persis dengan paspor.

✓ Nomor paspor sudah benar.

✓ Nama perusahaan konsisten pada seluruh dokumen.

✓ Isi Surat Kuasa sudah sesuai dengan kewenangan yang diperlukan.

✓ Dokumen calon direktur telah disiapkan.

✓ Bukti alamat tersedia jika memang diperlukan.

✓ Sudah dipastikan apakah menggunakan Apostille atau legalisasi konsuler.

✓ Kebutuhan terjemahan bahasa Korea telah dikonfirmasi.

✓ Sudah dipastikan apakah otoritas di Korea memerlukan dokumen asli.

Pengecekan sederhana sebelum proses notaris sering menghemat waktu dibanding harus memperbaiki dokumen setelah selesai diautentikasi.

Pertanyaan yang Sebaiknya Diajukan kepada Konsultan di Korea

Sebelum dokumen diselesaikan, pertimbangkan untuk menanyakan hal-hal berikut.

• Dokumen mana yang harus dinotarisasi di negara saya?
• Dokumen mana yang memerlukan Apostille atau legalisasi konsuler?
• Dokumen mana yang perlu diterjemahkan ke bahasa Korea?
• Apakah salinan paspor yang disertifikasi diperlukan?
• Apakah struktur perusahaan saya memerlukan dokumen tambahan?

Dengan mengetahui jawabannya sejak awal, Anda dapat menyiapkan seluruh dokumen sebelum proses notaris dimulai.

Kesimpulan

Mendirikan perusahaan di Korea tanpa datang langsung ke Korea dimungkinkan dalam banyak situasi.

Namun, kelancaran proses sering bergantung pada apakah dokumen yang benar telah disiapkan dalam urutan yang tepat.

Jangan hanya berfokus pada proses notaris.

Pastikan seluruh alur sudah dipahami, mulai dari penyusunan dokumen, verifikasi tanda tangan, proses autentikasi, hingga terjemahan bahasa Korea, sebelum mengirim dokumen ke Korea.

Sebagian besar penundaan bukan terjadi karena proses pendirian perusahaan itu sendiri, tetapi karena dokumen belum diperiksa dengan teliti sebelum proses notaris dimulai. Sedikit persiapan sejak awal sering menjadi cara paling mudah untuk menjaga proses pendirian perusahaan tetap berjalan lancar.

Bahan Pemeriksaan Fakta

• Commercial Act of the Republic of Korea
• Commercial Registration Rules
• Foreign Investment Promotion Act
• Hague Apostille Convention
• Ministry of Foreign Affairs Guidance on Apostille and Consular Legalization

Sumber Resmi

• National Law Information Center
• Supreme Court of Korea
• Ministry of Justice
• Ministry of Foreign Affairs
• KOTRA

Penafian

Artikel ini memberikan informasi umum mengenai persiapan dokumen sebelum mendirikan perusahaan di Korea Selatan dari luar negeri. Persyaratan dokumen dapat berbeda bergantung pada negara tempat dokumen diterbitkan, struktur perusahaan, metode investasi, dan keadaan masing-masing pemohon. Selalu konfirmasikan persyaratan terbaru kepada konsultan profesional atau otoritas terkait sebelum mengajukan dokumen. 

➡ Next : Membeli Apartemen di Korea dari Luar Negeri

⬅ Previous : Buka Rekening Saham Korea dari Luar Negeri