[ID] Apostille untuk Korea Berlaku Berapa Lama? Cek Akta Nikah dan Akta Kelahiran

Akta nikah, akta kelahiran, dan Apostille yang disiapkan sebelum mengajukan visa atau pindah ke Korea.

Anda sudah mengurus Apostille untuk akta nikah atau akta kelahiran beberapa bulan lalu dan sekarang bersiap mengajukan visa atau pindah ke Korea.

Lalu muncul pertanyaan:

“Apakah Apostille saya sudah terlalu lama? Haruskah saya membuat semuanya lagi?”

Banyak orang mengira Apostille otomatis kedaluwarsa setelah tiga atau enam bulan.

Tidak sesederhana itu.

Apostille tidak memiliki satu aturan masa berlaku universal tiga atau enam bulan berdasarkan Konvensi Apostille.

Yang justru perlu diperiksa adalah seberapa baru akta nikah, akta kelahiran, atau dokumen keluarga yang menjadi dasar Apostille tersebut harus diterbitkan untuk prosedur Korea yang akan Anda jalani.

Persyaratan ini dapat berbeda menurut jenis visa, Kedutaan Besar atau Konsulat Korea, kantor imigrasi, dan instansi pemerintah yang menerima dokumen.

Kesalahpahaman: “Masa Berlaku Apostille Saya Sudah Habis”

Bayangkan Anda meminta akta nikah baru di negara asal, kemudian mengurus Apostille sebelum mempersiapkan kepindahan ke Korea.

Beberapa bulan berlalu dan waktu pengajuan visa semakin dekat.

Anda melihat tanggal Apostille dan berpikir:

“Sudah beberapa bulan. Apakah saya harus mengurus Apostille baru?”

Sebelum melakukannya, pertanyaan yang lebih tepat adalah:

“Untuk pengajuan visa saya, seberapa baru akta nikah yang harus saya serahkan?”

Kedua pertanyaan tersebut berbeda.

Tanggal Apostille dan persyaratan usia dokumen dasarnya tidak boleh dianggap sebagai hal yang sama.

Apa Sebenarnya Fungsi Apostille?

Apostille digunakan berdasarkan Hague Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents, yang biasa disebut Apostille Convention atau Konvensi Apostille.

Fungsinya adalah mengautentikasi asal suatu dokumen publik agar dapat digunakan di negara peserta lainnya.

Secara sederhana, Apostille mengonfirmasi hal-hal seperti:

• keaslian tanda tangan;
• kapasitas atau jabatan orang yang menandatangani; dan
• identitas cap atau stempel pada dokumen, apabila berlaku.

Apostille bukanlah jaminan bahwa isi akta nikah atau akta kelahiran akan memenuhi persyaratan setiap prosedur administrasi di Korea tanpa batas waktu.

Panduan Resmi

Konvensi Apostille tidak menetapkan aturan universal bahwa Apostille berakhir setelah tiga atau enam bulan.

Namun, instansi Korea yang menerima dokumen dapat menetapkan persyaratan tersendiri mengenai seberapa baru dokumen dasarnya harus diterbitkan.

Perbedaan ini penting untuk dokumen keluarga seperti akta nikah (Marriage Certificate) dan akta kelahiran (Birth Certificate).

Beberapa prosedur visa Korea secara khusus meminta dokumen pendukung yang baru diterbitkan. Petunjuk resmi lainnya lebih menekankan apakah dokumen asing telah diautentikasi dengan Apostille atau, apabila berlaku, melalui legalisasi konsuler.

Karena itu, tidak ada satu aturan tiga atau enam bulan yang dapat diterapkan pada semua dokumen keluarga asing yang akan digunakan di Korea.

Penjelasan Sederhana: Pisahkan Akta dan Apostille

Cara termudah memahaminya adalah dengan melihat dua lapisan yang berbeda.

Lapisan pertama adalah dokumen keluarga.

Akta nikah membuktikan hubungan perkawinan. Akta kelahiran membuktikan kelahiran atau hubungan orang tua dan anak.

Lapisan kedua adalah Apostille.

Apostille mengautentikasi asal dokumen publik asing tersebut agar dapat digunakan secara internasional.

Misalnya, sebuah prosedur visa Korea mungkin meminta akta nikah yang diterbitkan dalam periode tertentu sebelum tanggal pengajuan.

Jika demikian, akta yang terlalu lama dapat tidak memenuhi persyaratan prosedur tersebut meskipun Apostille yang melekat padanya tidak memiliki “tanggal kedaluwarsa” tersendiri.

Itulah sebabnya melihat tanggal Apostille saja tidak cukup.

Mengapa Pemohon Bisa Mendapat Jawaban yang Berbeda?

Seseorang mungkin diberi tahu bahwa dokumen keluarga harus diterbitkan dalam tiga bulan terakhir.

Orang lain mungkin membaca petunjuk resmi yang tidak mencantumkan periode yang sama.

Keduanya dapat terjadi karena mereka mungkin menghadapi:

• jenis visa yang berbeda;
• hubungan keluarga yang berbeda;
• Kedutaan Besar atau Konsulat Korea yang berbeda;
• pengajuan visa di luar Korea dibandingkan prosedur setelah masuk Korea; atau
• instansi pemerintah yang berbeda.

Sebagai contoh, beberapa petunjuk resmi untuk visa pernikahan F-6 menetapkan persyaratan penerbitan terbaru untuk dokumen pendukung.

Petunjuk visa lainnya dapat meminta akta nikah atau akta kelahiran yang telah diautentikasi tanpa menetapkan periode usia dokumen yang sama.

Jadi, batas waktu yang harus Anda ikuti berasal dari prosedur visa atau administrasi tertentu, bukan dari satu tanggal kedaluwarsa yang berlaku untuk semua Apostille.

Akta Nikah dan Akta Kelahiran: Apa yang Harus Diperiksa?

Akta Nikah

Untuk prosedur visa atau administrasi tertentu, instansi Korea dapat meminta akta nikah yang baru diterbitkan.

Karena itu, jangan langsung memesan akta baru dan mengurus Apostille lagi hanya karena dokumen lama sudah berusia beberapa bulan.

Periksa terlebih dahulu petunjuk terbaru untuk prosedur tempat dokumen tersebut akan diserahkan.

Akta Kelahiran

Fakta kelahiran memang tidak berubah hanya karena waktu berlalu.

Namun, bukan berarti setiap prosedur Korea harus menerima salinan lama tanpa batas waktu.

Instansi penerima dapat menetapkan bagaimana akta kelahiran harus diterbitkan, diautentikasi atau diterjemahkan, termasuk apakah diperlukan salinan yang baru diterbitkan.

Usia akta kelahiran dan masa berlaku Apostille tetap merupakan dua persoalan yang berbeda.

Sebelum Mengurus Akta dan Apostille Baru, Periksa Ini Dulu

Sebelum membayar biaya penerbitan akta baru, Apostille, atau pengiriman internasional, pastikan terlebih dahulu di mana dan untuk tujuan apa dokumen tersebut akan digunakan.

Periksa beberapa hal berikut.

• Visa atau prosedur administrasi Korea apa yang sedang Anda persiapkan?
• Apakah daftar dokumen resmi menentukan seberapa baru akta nikah atau akta kelahiran harus diterbitkan?
• Apakah dokumen dari negara Anda memerlukan Apostille?
• Jika Apostille tidak berlaku, apakah diperlukan legalisasi konsuler?
• Apakah instansi penerima meminta terjemahan bahasa Korea?
• Apakah ada petunjuk tambahan dari Kedutaan Besar, Konsulat, kantor imigrasi, atau instansi Korea yang menangani prosedur tersebut?

Cara ini lebih aman daripada menganggap semua dokumen keluarga yang telah mendapat Apostille memiliki masa berlaku yang sama.

Panduan Resmi

Hague Conference on Private International Law (HCCH) menjelaskan bahwa Apostille mengautentikasi asal suatu dokumen publik. Apostille tidak mengesahkan isi dokumen dan tidak menetapkan satu periode universal yang mewajibkan semua instansi menerima dokumen selama jangka waktu tertentu.

Instansi Korea dapat menetapkan persyaratan tersendiri untuk visa atau prosedur administrasi tertentu.

Karena itu, persyaratan usia dokumen dan persyaratan autentikasi harus diperiksa bersama, bukan dianggap sebagai satu hal yang sama.

Contoh Praktis

Misalnya, Anda memperoleh akta nikah dengan Apostille beberapa bulan sebelum rencana pindah ke Korea.

Jangan langsung menyimpulkan:

“Apostille saya sudah terlalu lama. Saya harus membuat semuanya lagi.”

Periksa dahulu apakah prosedur yang akan Anda jalani mensyaratkan akta nikah yang baru diterbitkan.

Jika petunjuk resmi menetapkan periode penerbitan tertentu, Anda mungkin perlu memperoleh akta baru dan melakukan autentikasi terhadap dokumen baru tersebut.

Jika tidak ada persyaratan seperti itu, usia Apostille saja tidak berarti dokumen tersebut telah kedaluwarsa.

Memahami perbedaan ini dapat menghindarkan Anda dari biaya penerbitan ulang, Apostille, dan pengiriman internasional yang sebenarnya tidak diperlukan.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Menganggap Semua Apostille Kedaluwarsa Setelah Enam Bulan

Tidak ada aturan universal enam bulan untuk semua Apostille.

Hanya Memeriksa Tanggal Apostille

Yang perlu diperiksa juga adalah tanggal penerbitan akta nikah atau akta kelahiran yang diminta oleh instansi penerima.

Menyiapkan Dokumen Terlalu Dini

Dokumen yang telah diautentikasi dengan benar tetap dapat tidak memenuhi persyaratan penerbitan terbaru untuk prosedur tertentu.

Menganggap Semua Instansi Korea Menggunakan Aturan yang Sama

Persyaratan dapat berbeda menurut visa, perwakilan diplomatik, prosedur imigrasi, dan instansi penerima.

Urutan Persiapan Dokumen yang Lebih Aman

Jika Anda mempersiapkan dokumen keluarga sebelum pindah ke Korea, jangan menentukan sendiri batas tiga atau enam bulan.

1. Tentukan prosedurnya

Pastikan apakah dokumen digunakan untuk permohonan visa di luar negeri, prosedur imigrasi setelah tiba di Korea, atau layanan pemerintah lainnya.

2. Baca persyaratan resmi terbaru

Cari secara khusus ketentuan mengenai tanggal penerbitan akta nikah dan akta kelahiran.

3. Minta akta baru jika diperlukan

Jika ada periode penerbitan tertentu, hitung waktu pengurusan berdasarkan tanggal penyerahan.

4. Selesaikan autentikasi

Urus Apostille atau legalisasi konsuler untuk dokumen yang benar-benar akan diserahkan.

5. Siapkan terjemahan

Ikuti persyaratan instansi penerima dan jangan berasumsi semua prosedur meminta jenis terjemahan yang sama.

Pertanyaan yang Sebaiknya Diajukan Sebelum Meninggalkan Negara Asal

Sebelum memesan satu set dokumen baru, tanyakan:

• Seberapa baru akta nikah saya harus diterbitkan pada tanggal penyerahan?
• Seberapa baru akta kelahiran anak saya harus diterbitkan?
• Apakah diperlukan Apostille atau legalisasi konsuler?
• Apa persyaratan terjemahan bahasa Korea?
• Apakah dokumen asli akan disimpan?
• Apakah saya memerlukan dokumen asli lain untuk prosedur berbeda setelah masuk Korea?

Pertanyaan ini sangat berguna apabila memperoleh dokumen pengganti dari negara asal membutuhkan waktu atau biaya besar.

Kesimpulan

Apostille tidak memiliki aturan masa berlaku universal tiga atau enam bulan.

Yang sering menentukan apakah dokumen dapat digunakan adalah seberapa baru akta nikah atau akta kelahiran harus diterbitkan untuk prosedur Korea tertentu.

Karena itu, saat mempersiapkan dokumen keluarga sebelum pindah ke Korea, jangan langsung mengurus Apostille baru hanya karena dokumen lama sudah berusia beberapa bulan.

Mulailah dengan pertanyaan:

“Seberapa baru akta nikah atau akta kelahiran saya harus diterbitkan untuk prosedur yang akan saya jalani?”

Setelah mengetahui jawabannya, barulah tentukan apakah Anda perlu meminta akta baru, mengurus Apostille atau legalisasi konsuler, dan menyiapkan terjemahan bahasa Korea.

Memastikan persyaratan tersebut sebelum mengeluarkan biaya untuk satu set dokumen baru biasanya jauh lebih mudah daripada mengetahui setelah semuanya selesai bahwa dokumen dasarnya terlalu lama untuk prosedur yang Anda ajukan.

Bahan Pemeriksaan Fakta

• Hague Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents
• Panduan Apostille HCCH
• Petunjuk dokumen visa dari perwakilan diplomatik Korea, termasuk visa terkait keluarga

Sumber Resmi

• Hague Conference on Private International Law (HCCH)
• Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Korea
• Kedutaan Besar dan Konsulat Korea

Penafian

Artikel ini memberikan informasi umum mengenai dokumen keluarga asing yang telah mendapat Apostille untuk digunakan di Korea. Persyaratan tanggal penerbitan, autentikasi, dan terjemahan dapat berbeda menurut jenis visa, perwakilan diplomatik, prosedur imigrasi, dan instansi penerima. Selalu periksa persyaratan resmi terbaru untuk prosedur yang akan Anda jalani sebelum memperoleh atau menyerahkan dokumen. 

➡ Next : Deposito di Bank Korea

⬅ Previous : Jual Apartemen di Korea